O Registro Eletrônico de Ponto passou a ser obrigatório para empresas que possuem mais de 10 empregados registrados.
O horário de entrada e saída dos colaboradores em ambientes de trabalho é geralmente combinado durante a contratação, e o número de horas previsto no contrato é indicado na carteira de trabalho. Apesar da lei não exigir a adoção de procedimentos especiais em estabelecimentos de até 10 funcionários, é fundamental manter um controle rigoroso para proteger tanto as empresas quanto os empregados.
Quando uma organização adota o Registrador Eletrônico de Ponto, ela é obrigada a seguir todas as regras estipuladas pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), segundo informa o advogado Antônio Portella. “O Registro Eletrônico de Ponto precisa ter certificação de órgãos técnicos e memória inviolável. Essas exigências servem para evitar fraudes relacionadas a alterações indevidas nos dados registrados. Justamente por isso, outra exigência é que os registros de ponto sejam feitos nos próprios relógios e nunca em computadores à parte”, explicou o advogado.
Ainda segundo Portella, a responsabilidade da fiscalização bem como o controle da frequência do trabalhador é do empregador (que possua mais de 10 colaboradores), conforme o art. 74, § 2º, da CLT. “A forma de controle, no entanto, é de livre escolha da empresa, podendo existir até mesmo mais de um modo dentro da mesma organização: manual, mecânico ou eletrônico”, argumentou.
Registro manual ou eletrônico?
De acordo com o advogado, o registro manual, em um livro ou folha de ponto, é simples e barato, mas pode ser extremamente trabalhoso para um gestor. Preencher diversas tabelas e analisar dados manuscritos de diferentes equipes e pessoas exige tempo e dedicação. “Já no caso do ponto mecânico, ou cartográfico, o trabalhador insere o seu cartão no relógio, que, então, imprime o horário de entrada ou saída. Apesar da maior praticidade, ainda é necessário um controle manual dos cartões para fazer cálculos e verificações de horas trabalhadas, horas extras, ausências, etc”, disse.
Além disso, um controle de ponto ineficiente dificulta a fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), levando a autuações e prejudicando a contribuição com a previdência, imposto de renda e FGTS. “No entanto, um relógio de pontoautomatizado não só facilita a gestão de dados e controle, mas também fornece maior segurança tanto para a empresa quanto para o colaborador. Essa modalidade de controle evita a possibilidade de fraude ou alteração de informações referentes às jornadas de trabalho”, ressalta o especialista.
O advogado também enfatiza os benefícios proporcionados pela utilização do ponto eletrônico nas empresas, entre os quais: aumento da confiança entre empregador e trabalhador, agilidade no processamento de dados por parte da equipe de RH e maior segurança, garantindo evidências precisas das horas de trabalho e protegendo ambas as partes em possíveis disputas trabalhistas. “Vale reforçar que os benefícios da adoção de um sistema eficaz de controle do horário de trabalho não são exclusivos de empresas grandes, mas também otimizam os processos de pequenas e médias empresas”, finaliza.
Box: Registro de trabalhadores
Com base na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), as empresas que possuem menos de 10 empregados registrados podem anotar facultativamente a hora de entrada e saída. Porém, em se tratando de empresa com mais de 10 empregados, a anotação é obrigatória.